Database Akten West-Vlaanderen

Het Rijksarchief van Belgie heeft, naast het bewaren van de archieven, eveneens de taak om deze toegankelijk te maken.

In 1999 startte bij het Rijksarchief Brugge een ambitieus vrijwilligersproject: men zou alle West-Vlaamse huwelijksakten vanaf de Franse tijd tot 1900 (nu tot 1910) )in een groot gegevensbestand opnemen en die gegevens, op een computer in het Rijksarchief, ter beschikking stellen van stamboomonderzoekers. Zo zouden die niet meer verplicht zijn om urenlang microfilms te doorzoeken om die ene ontbrekende akte terug te vinden, maar integendeel veel meer tijd hebben voor echt genealogisch onderzoek.

Daartoe werd een pilootproject opgericht met een groep vrijwilligers binnen het Rijksarchief van Brugge om in een eerste fase de akten van de Huwelijken van de Burgerlijke Stand op te nemen in een Databank die voor alle genealogen en wetenschappelijke onderzoekers toegankelijk zou zijn. Dit is later uitgebreid met de akten van de Geboorten en Overlijdens van de Burgerlijke Stand, de Dopen, Huwelijken en Begrafenissen van de Parochieregisters, enz.

Toen werd er gekozen voor een eenvoudige oplossing met MS Access van Microsoft en moest nog bepaald worden welke informatie en velden men zou overnemen. Daartoe hebben de heren Maurice Vandermaesen, Marcel Desmet, Eric Huys en Daniel Moenaert hun bijdrage geleverd. Mevr. Nicole Cornille werd aangesteld als coordinatrice van de vrijwilligers. Het geheel werd geleid door de heer Michel Nuytens, toen afdelingshoofd van het Rijksarchief te Brugge.

Tien jaar geleden geloofden maar weinigen van de initiatiefnemers dat ze de voltooiing van het project nog zouden meemaken. Het is anders uitgedraaid. De meeste gemeenten zijn afgewerkt, aan andere is men bezig en voor nog andere moet informatie aangevuld worden. Het werk zal natuurlijk nooit af zijn: nu worden ook de akten van 1901 tot 1910 beschikbaar gesteld. Volgens de laatste statistiek zijn bijna 400.000 huwelijksakten geregistreerd.

Ondertussen gaat het al om veel meer dan huwelijksakten. Vrijwilligers die hun gemeente afgewerkt hadden, begonnen ook de geboorten (800.000) en de overlijdens (610.000) van de burgerlijke stand te registreren. Later volgden de dopen (meer dan 1.200.000), huwelijken (350.000) en begrafenissen (700.000) uit de parochieregisters, maar ook kadastrale leggers, staten van goed, volkstellingen en andere informatie die kan helpen om de familiegeschiedenis te schrijven. Het gaat ook al om veel meer dan het handvol medewerkers uit de beginperiode: het aantal personen dat een deel van zijn vrije tijd in het project steekt ligt ver boven de honderd. Elders in het land werden gelijkaardige projecten opgestart.

Wat meer dan 10 geleden bescheiden begon als project om de West-Vlaamse huwelijksakten uit de 19de eeuw in een bestand te registreren, is ondertussen uitgegroeid tot een gegevensbank (www.vrijwilligersrab.be) met meer dan 4 miljoen items uit burgerlijke stand, parochieregisters en andere informatiebronnen die belangrijk zijn voor genealogen en andere onderzoekers. In mei 2006 gingen we voor het eerst life met onze gegevens. Elke dag wordt de website enkele duizenden keren geraadpleegd, zowel door landgenoten als verre afstammelingen vanuit het buitenland. Op dit ogenblik werken zo'n 80 vrijwilligers mee aan het project. Nog eens zoveel hebben de voorbije jaren meegewerkt maar hebben om een of andere reden, al dan niet tijdelijk, afgehaakt.

Intussen heeft het Rijksarchief zijn eigen website met een databank search.arch.be waarin onze gegevens zijn opgenomen.

Wij werken stil verder met andere akten zoals Staten van Goed, Volkstellingen, Processen, enz met verdere aanvullingen die het de opzoeker mogelijk moet maken zijn bezoek aan de archieven voor te bereiden.

Een grote stimulans is dat men het resultaat van zijn werk (of beter: van het werk van de groep) snel ziet op deze website. Niet alleen de persoonlijke opzoekingen verlopen oneindig veel vlotter dan vroeger, maar men ondervindt elke dag dat ook andere onderzoekers nu resultaten vinden waarvan men vroeger alleen maar konden dromen. Ook universiteiten hebben ontdekt dat er uit onze gegevensbanken waardevolle statistische informatie kan gehaald worden.

Ook al is de groep groter geworden, toch is het een echt vrijwilligersproject gebleven zonder strakke structuren, zonder voorzitter, zonder statuten en met zo weinig mogelijk regels. Deze groep wordt nog steeds gecoordineerd door Mevr. Nicole Cornille.

De toekomst.

De voorbije jaren is al heel wat veranderd en er zijn nog veranderingen op til. De microfilms van het Rijksarchief worden gedigitaliseerd en zullen in een eerste fase dan (in veel betere kwaliteit dan op microfilm) op een beeldscherm kunnen bekeken worden, waarbij in principe alle akten in om het even welk Rijkarchief beschikbaar zullen zijn. Intussen zijn ze on line op het internet en worden onze gegevens bijgewerkt met de referenties van dit digitaal medium. Zo spelen wij ook in op de digitale evoluties.